Я меньше всего заинтересован в том, чтобы кто-то экономил на мероприятиях. Но если приходится это делать, хорошо, если это будут делать правильно.
Вот несколько соображений для тех, кто распоряжается бюджетом и у кого стоит задача его оптимизировать «без потери качества».
- Отмена мероприятий.
Далеко не все мероприятия можно отменить безболезненно. Отмена регулярных мероприятий или мероприятий анонсированных несет в себе репутационные риски. И никто не может сравнить размер экономии и стоимость репутационных потерь для вас.
Так что если это регулярное, ожидаемое мероприятие для сотрудников, клиентов или партнеров, найдите возможность его провести. Оптимизируйте бюджет, но проведите его.
- Сокращение косвенных расходов.
Если вы несколько лет подряд работаете с одними поставщиками, проведите тендер. Проконтролируйте, чтобы на этот раз эта процедура носила не формальный характер. Есть шанс, что вы приятно удивитесь результатам.
Основные нюансы, которые мешают нормальной тендерной процедуре: специально подобранный пул поставщиков (один нужный и несколько других, явно не дотягивающих до уровня), техническое задание, составление так, чтобы прошла только одна компания, техническое задание, в котором не указаны цели и задачи, а описано уже конкретное мероприятие, с конкретными решениями.
Вряд ли вы получите оптимизацию в 50%, но процентов 10-30% - вполне возможно. Плюс новая команда и новые идеи.
- Мероприятия поощрения и мероприятия - Call 2 Acton
Мероприятия поощрения можно заменить на другие инструменты. Очень часто мероприятие call to action - самый эффективный инструмент. Тест-драйв для клиентов или журналистов, клиентская/дилерская конференция, обучающие мероприятия, презентация новинки.
- Формат.
Есть небольшой шанс, что этот кризис приучит нас, например, к фуршетам. И наши мероприятия станут интереснее, разнообразнее и динамичнее. Круглые столы со стульями вокруг - это беда наших мероприятий. Измените формат и вы получите экономию в 20-40% на основной статье расходов. Фуршет - это круто. Это новые знакомства и больше эмоций.
Это только один пример. Изменение формата несет в себе большие ресурсы для оптимизации.
- Качество и количество.
Гости вряд ли заметят, что на вашем мероприятии чего-то нет, но они точно заметят, если сэкономили на том, что есть.
Экономить лучше сокращая позиции, а не снижая качество существующих. Этот принцип написан если не кровью, то точно слезами евент менеджеров.
- Контент и оформление.
Гигантские бюджеты вырастают часто (не всегда, конечно), когда вам нечего сказать и вы заполняете пустоту «фишками». Возможно, сейчас как раз тот момент, когда стоит поработать над контентом. Обычно это подразумевает меньшие финансовые расходы и гораздо больше расходов ресурсных.
- Бюджетно - фишка мероприятия.
Все равно все поймут, что вы экономили, так что если ваше позиционирование это позволяет, сделайте бюджетное мероприятие в открытую. Сделайте это частью креатива. Просто, но качественно. Покажите, что не тратите деньги зря, а тратите их на эмоции и на содержание.
Мероприятие - это символ оптимизма! Проводите мероприятия с умом и давайте сигнал оптимизма вашим клиентам и сотрудникам.
