Я не знаю – какое мероприятие Вы хотите организовать. Может быть, это будет бал с костюмами и маскарадом, поп-звездами и шоу-балетом в дорогом ресторане. Может быть – загородный пансионат с баней и лыжами. Может быть – теплый вечер в родном офисе с милыми подарками и домашними закусками. Мне не угадать. Поэтому я смогу рассказать всего лишь об нескольких общих подходах и принципах, которые Вы сможете творчески переосмыслить и использовать в своем личном и дорогом опыте.
Я хочу обсудить финансовое планирование мероприятия, задав несколько вопросов.
- Каковы цели Вашего мероприятия ? Подумайте о них. Серьезно подумайте.
- Как формируется бюджет мероприятия ? Какова его структура. Поймите и прочувствует ее.
- Какими свойствами нужно обладать, при организации мероприятия ? Вы удивитесь – оказывается они весьма неожиданные.
Итак.
Каковы цели Вашего мероприятия?
Сформулированная цель, ее осознание может серьезно повлиять на подход к организации мероприятия. Это обязательно повлияет на его бюджет. Будьте честны с собой, это Вам поможет.
Какие есть варианты целей? В качестве общего подхода я назову три типичных цели.
Мы не знаем.
У Вас нет цели? Тогда это мероприятие «для галочки»? Так тоже можно. В этом случае Вашей основной задачей будет составить максимально жесткий бюджет, экономьте на всем – основная мини-цель, просто соблюсти приличия при минимальных затратах.
От себя замечу, что к счастью, это редкий случай постановки цели, но, к сожалению, распространенный подход к реализации.
Как определить этот минимальный уровень приличий – разобрать мероприятия на части и последовательно методом исключения вычеркнуть все, без чего можно обойтись.
Внешний PR
Приглашение на мероприятия помимо сотрудников еще и партнеров, клиентов. Вам будет нужно озаботиться «рекламными» материалами – сувенирами с символикой фирмы, буклеты и пр.
На таком мероприятии Вы можете презентовать достижения фирмы в целом за год. Руководство может обратиться с официальной и торжественной речью.
Ваше мероприятие – очередной удачный повод для внешнего PR . Мини-цели:
- поддержание лояльности существующих клиентов
- привлечение новых клиентов
- работники будут гордиться причастностью к компании
- другие цели, которые Вы можете дополнить сами.
Вы можете пригласить поп-звезд, артистов и провести в фешенебельной гостинице, ресторане. На мероприятие стоит заказать строгие официальные пригласительные.
Внутренний PR
Приглашаются преимущественно работники фирмы, члены их семей. В этом случае уместны ценные подарки сотрудникам, общее фото, командные игры и пр. подобные развлечения. Такое мероприятие можно провести за городом, в пансионате, клубе в камерной обстановке.
Руководству стоит обратиться с простой человеческой речью (напишите ее с теплотой), отметить достижения не только всей компании, но и отдельных подразделений или отдельных сотрудников. Наградите лучших – сейчас отличное время для этого.
Ваши мини-цели
- поддержание лояльности сотрудников
- создание конструктивного духа в коллективе
- другие цели, которые Вы можете дополнить сами.
Понятно, что мероприятий в чистом виде не бывает, это всегда некий микс, но все приоритет для себя определить совершенно необходимо.
Как формируется бюджет мероприятия
Здесь не будет примера. Он Вас только запутает. Наверняка у Вас есть специфика, которую я не смогу отразить в любом расчете. Поэтому - поймите общий подход. Принципиальный момент для понимания – бюджет состоит из двух частей – "постоянной" и "переменной".
«Постоянные» расходы.
Это, что не зависит от количества человек на мероприятия. Будут ли у Вас 1 человек или 100 – они все равно останутся неизменными.
К этим расходам, например, можно отнести:
- расходы на аренду помещения мероприятия
- расходы на оформление
- обеспечение шоу-программы
- звук, свет, музыка, если оплачиваются отдельно
- транспортные расходы (например, общий автобус)
- другие расходы, допишите свои.
Понятно, что если в Вашем мероприятии участвует 10 человек, Вам будет нужно меньшее помещение, чем для 100. Поэтому «постоянные расходы» я взял в кавычки.
Переменные расходы.
Сюда мы относим все порционное. Будут ли у Вас 1 человек или 100 – они изменятся пропорционально.
К этим расходам, например, можно отнести:
- услуги кейтеринга (закуски, еда в широком смысле)
- алкоголь
- подарки
- другие расходы, допишите свои.
Хочу обратить внимание, что после того, как Вы оплатите нужные счета, расходы превратятся в постоянные. Скорее всего, Вы уже не сможете вернуть деньги, если количество участников мероприятия внезапно сократиться.
Я немного покривил душой, говоря только о двух частях. Есть еще особая статься – НВС.
Расшифровка этого термина? На Всякий Случай.
Это своеобразный фонд для оперативного решения проблем, на непредвиденные расходы. Они обязательно будут, как бы тщательно Вы не планировали мероприятие.
НВС можно и нужно определить заранее, на стадии планирования, например в виде процента (скажем 10%) от общего бюджета мероприятия. После этого не меняйте эту сумму. Больше нее бюджет не должен раздуваться, это закон.
В качестве стимулирующего момента, я хочу посоветовать использовать остаток НВС после мероприятия (весь или часть) выдать группе, участвующей в подготовке мероприятия в качестве бонуса/премии. Это будет благодарность за хорошее планирование, за самоотверженность сотрудников в отстаивании интересов компании перед субподрядчиками.
Особое внимание!
Организаторы, планирование и подготовка мероприятия, это особая тяжелая и кропотливая работа. Добейтесь от руководства, чтобы и они относились к подготовке мероприятия как к отдельному бизнес-проекту. Пусть для Вас выделят специальное время на его подготовку. Выделят бюджет. Оценят результат по завершению проекта.
Никогда не позволяйте, чтобы организацию мероприятия давали кому-то «в нагрузку», вы сильно потеряете в качестве. Организация мероприятия – это самостоятельный проект. Точка. Восклицательный знак.
Качества . Полезные качества для организатора мероприятия
Паранойя.
Она Вас спасет.
Начнем с Закона Мерфи. Если неприятность может случиться – она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей – они случатся в самой неблагоприятной последовательности. Примите это – ЭТО НОРМАЛЬНО в нашем деле.
Разложите Ваше мероприятие на составляющие элементы. Подумайте и составьте себе план, что делать, если выпадет каждый из этих элементов. Один, второй, два подряд. Самое невероятное может случиться.
Например. Подумайте, что делать если:
- Не придет ведущий вечера (попал в пробку, сломал ногу, не важно)
- Если выключится электричество
- Разобьется ящик шампанского
- Пропадут все подарки (задержат их доставку)
- Случится драка или другое недоразумение
- Обнаружится приятный сюрприз, о котором Вас не предупредили (кто-то проявил инициативу)
Найдите ключевой элемент Вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все – чтобы этого не произошло.
Все это может случиться. Ни одна страховая компания Вас не застрахует. И поэтому для всего у Вас должен быть запасной план. Пусть он не компенсирует потери, но зато все мероприятие не сорвется. Когда-то этот подход, Ваш запасной вариант Вас спасет. Это и есть профессионализм.
Цинизм.
Следствие из паранойи.
Если в Вашей компании больше 3 человек - Вы не угадаете, сколько человек придет на Ваше мероприятие. Скорее всего их будет немного меньше, чем Вы рассчитывали. Только в очень исключительных случаях это будет не так. Причины этому могут быть разными – личные (например, другие планы, о которых стесняются сказать), профессиональные ( много текущих дел, важные другие встречи), другие причины (они всегда найдутся).
Так или иначе, гостей будет меньше, чем Вы думаете и до конца мероприятия скорее всего останется еще меньше.
Предположим, Вы ожидаете, что к Вам придет 100 человек. Вы закажет еды и сувениров на 100 человек? Реально появляются только 80 и постепенно расходятся так, что к концу мероприятия остается только 40. Понимание этой динамики, как минимум дает Вам информацию, что закусок нужно заказывать на 80 человек, а десертов – на 40.
Вспомните свое предыдущее мероприятие. Нарисуйте свою диаграмму, как меняется количество участников в течение мероприятия. Вы лучше знаете свою аудиторию. Но общий вектор скорее всего будет таким. Найдите на диаграмме область «экономия» и не теряйте ее больше.
Еще одно следствие цинизма и наблюдения, приходящие с опытом – большинство субподрядчиков постараются Вас надуть. Элегантно или не очень, но почти наверняка. Относитесь к этому трезво, никого не обвиняйте – ЭТО НОРМАЛЬНО, такова жизнь, так происходит не только в России.
Прагматизм.
Вывод из цинизма.
Подготовка праздника – такой же бизнес-процесс, как и все остальные, подготовка рекламы, например. Контроль расходов необходим в той же степени. Отдых будет потом, сейчас все нужно считать-считать-считать.
- Ни при каких условиях нельзя допускать ситуации «нам это нужно позарез, платим любые деньги». Этого можно избежать, заранее планируя все процессы и расходы. Чем ближе мероприятие, тем вероятнее история «горящих путевок» наоборот. В нашем деле невнимательный и непредусмотрительный платит дважды. И дороже.
- Зафиксируйте «точку невозвращения». Договоритесь, что после определенного момента бюджет больше не меняется ни для каких новых гениальных идей. Лучшее – враг хорошего. Страшный враг. Хороший сценарий мероприятия за неделю не нужно менять за 2-3 дня.
- Зафиксируйте уровень «запаса прочности» Вашего бюджета. НВС не должен меняться до бесконечности.
- Зафиксируйте расходы на обслуживающую компанию. Например - когда Вы покупаете обувь и платите достаточно большую сумму за обдуманную покупку Вам ненавязчиво предлагают купить еще средства по уходу за обовью – расходы небольшие, по сравнению с основной покупкой. Но это уже дополнительная эмоциональная покупка, Вы за нее переплачиваете, она не всегда Вам нужна. Обслуживающие Вас компании поступят точно так же – они молодцы, они хорошие бизнесмены и постараются продать Вам дополнительные ненужные Вам услуги. Вы тоже хороший бизнесмен – проявите твердость. Не давайте эмоциям взять верх над Вашими финансами.
Гедонизм.
Вылупляется из прагматизма.
Когда дело сделано – расслабьтесь. Ваша роль мавра уже сделана. Не считайте больше ничего, забудьте, сколько стоит каждый бутерброд и фужер вина. Если план был хорош, он выполнен – Вы уже исполнили свой долг. Поймите, что Вы можете изменить, смиритесь с тем, что Вы не можете изменить и научитесь различать первое и второе.
На мероприятии уже ничего не меняйте. Наслаждайтесь.
C этой статьи началось написание книги "Великолепные мероприятия"
