Как привлечь внимание прессы к вашему мероприятия (или продукту)?
Большинство мероприятий организовываются с целью PR, поэтому на них приглашают прессу. Достаточно много написано о том, как организовать мероприятие для прессы: статьи, небольшие брошюры, целые книги — многие из них с формальной точки зрения безупречны. Эти тексты предназначены для тех, кто организует такие мероприятия — как правило, для специалистов по PR.
Разные форматы мероприятия имеют разное значение и помогают вам решать разные коммуникационные задачи. Личное знакомство с журналистами, выход коротких и четких выпусков новостей, инициирование серии обзорных материалов или эксклюзивных интервью, предотвращение кризиса или презентация новых экспертов компании — разные задачи определяют разные подходы.
Форматы мероприятий для прессы
Пресс-конференция
Формальное, строгое мероприятие с четким сценарием. Строгое расположение мест в зале: президиум с местами для докладчиков и места для журналистов напротив. Задача мероприятия — презентация целого блока новой информации для журналистов специалистами разного уровня. Средняя продолжительность 50–60 минут: 30 минут — выступления, 20 минут — секция «вопросов и ответов» (Q&A). Ход пресс-конференции корректирует модератор.
«Круглый стол»
Формальное, строгое мероприятие с долей импровизации. Презентация социально значимой, важной для данного сектора проблемы, обсуждение этой проблемы заинтересованными сторонами. Цель — повышение экспертного статуса компании в профессиональном сообществе и обществе в целом. Формат мероприятия поощряет вопросы и свободное общение. Приглашенные гости — независимые эксперты, аналитики, журналисты, партнеры. Результат — выход развернутых обзорных материалов и увеличение количества обращений со стороны журналистов за комментариями. Также может быть презентацией собственного исследования, разработки или проекта, чья значимость выходит за рамки узкокорпоративных интересов.
Пресс-ланч
Неформальное мероприятие с относительно произвольным сценарием. В ходе мероприятия гости (представители компании и журналисты) могут обсудить различные проблемы, связанные с компанией, в ходе завтрака или обеда. Столы стоят в произвольном порядке. На первом плане — личное знакомство и неформальное равностороннее обсуждение. Несомненное преимущество данного формата — журналисты могут в более открытой форме задать интересующие их вопросы, что в целом позволяет оценить их отношение к компании. В рамках мероприятия возможно проведение серии мини-интервью («мобильный докладчик»).
Задача представителей компании — лучше почувствовать реакцию журналистов, их эмоциональный фон и предубеждения.
Пресс-брифинг
Формальное мероприятие с определенным сценарием. Основная специфика — оперативность: свежие новости после завершения крупной сделки или проведения крупной конференции должны немедленно попасть в ленты информационных агентств и в ежедневные газеты. Поводом также могут служить ввод крупного объекта или кризисная ситуация, требующая оперативного освещения.
По сценарию представители компании выходят к журналистам, затем следует краткое заявление и жестко регламентированное время для вопросов.
Результат — оперативный выход новостей в СМИ. Как правило, докладчиков немного — 1-2 человека.
Интернет-пресс-конференция
Преимущества данного формата очевидны: максимально широкий круг участников — от СМИ до потребителей и партнеров, максимально широкий географический охват. Относительно невысокая стоимость организации самого процесса.
Необходимо заранее подготовить список вопросов — все должно быть под контролем. В процессе проведения поток вопросов контролируется и отбирается.
Часто в зал приглашают несколько представителей СМИ: докладчику психологически проще говорить в присутствии живых глаз. Встречные вопросы и спонтанная реакция помогают понять структуру интереса к компании в разных регионах, разных социальных слоях.
Личная встреча с журналистами (в ресторане, кафе или бизнес-центре)
Серия таких встреч, правильно организованных и правильно поданных журналисту, может быть полезнее одного большого мероприятия, поскольку позволяет инициировать серию обзорных разноплановых публикаций. Цель — получить выход нестандартных материалов или развернутых комментариев по значимой проблеме. Результаты встреч — личное знакомство, уникальный материал.
Это самый эффективный формат с точки зрения влияния на личное мнение журналиста. Позитивный эффект — значительно повышается вероятность, что в будущем именно к вам обратятся за комментариями, оценкой, дополнительной информацией.
Пресс-тур
Централизованная поездка представителей целевых СМИ на объект компании и за ее счет.
Цель — личное знакомство, позитивный эмоциональный фон, выход серии полноценных материалов. Отличная возможность для фотосессии. В числе минусов — сложная логистика и высокая стоимость.
Дни открытых дверей
Централизованное приглашение журналистов посетить объект компании: салон, офис, завод etc. Продолжительность — как правило, от одного дня до одной недели.
Специальный ответственный человек встречает журналистов, проводит экскурсию, знакомит с нужными специалистами. Места посещения украшаются, журналисты получают подарки.
Формат мероприятия позволяет наглядно показать реалии компании: ее структуру, стиль работы, уровень оснащения и т.д. Происходит знакомство с бизнес-процессами компании и производством.
Дни открытых дверей — это еще один способ расширить представления журналистов о компании и создать у них более лояльное к ней отношение.
Как оценить успешность мероприятия для СМИ?
Вот некоторые критерии, по которым вы сможете оценить результаты проделанной работы:
- количество аккредитованных и посетивших мероприятие СМИ;
- количество и тональность заданных вопросов;
- количество материалов, вышедших по итогам мероприятия в СМИ;
- качество вышедших материалов (есть специальные методики качественной оценки публикаций, мониторинговые агентства);
- количество обращений за комментариями, экспертной оценкой после мероприятия;
- количество публикаций, подготовленных с использованием информации, представленной на пресс-мероприятии.
Среди наших услуг
