Статья на Eventmarket об эволюции Event Менеджера

Главная из всех возможных ошибок event-менеджера - это думать, что его работа состоит в том, чтобы заказывать баннеры, планировать кейтеринг, заниматься декорациями и устраивать прогон перед мероприятием. 

 

Если буклет будет с ошибкой, его можно перепечатать. Если баннер будет кривой, его можно подрезать. Если не придет модель, вы найдете другую или предложите поработать своей симпатичной коллеге. Из-за этих деталей мероприятия редко рушатся. Из-за них они могут пройти не так хорошо, как вы хотели. 
Но есть ситуации пострашнее… Например:

  • Подрядчик не знал, что после 24:00 завезти на площадку уже ничего не получится и ФСО закроет все входы. 10 коробок качественной и стильной полиграфии так и останутся перед входом. Снаружи.  
  • Аниматоры не знали, что от метро идти 15 минут и опоздали на 20 (еще 5 минут они пытались до вас дозвониться). 

 

Главная обязанность event-менеджера и смысл его работы в команде - это управление информацией. И только за это он должен получать 50% своего дохода. Оставшиеся 50% - это нужная и полезная суета по заказу баннеров и техники. 
Внутри рабочей группы есть несколько центров. И циркуляция информации между ними и есть задача event-менеджера или специалиста по организации мероприятий. Этими центрами могут быть: заказчик (в лице клиента или ключевого руководителя, принимающего решения), контактное лицо у заказчика, финансовый директор, креативный отдел, подрядчики, временный персонал, ваши коллеги. 
Ваша первая задача - рассказать, как, с какой регулярностью и по каким правилам вы будете с ними общаться. Точнее: по каким правилам будет циркулировать информация. 
Ваша вторая задача: поддерживать установленные правила на протяжении всего хода проекта. 
Какие инструменты для этого используются?

 

  • Встречи рабочей группы, на которых задаются вопросы следующего характера: Кто планирует? С какой регулярностью? Кого приглашать на встречи и в каком составе? Кто ведет запись? Кто высылает отчет? Кто следит за исполнением договоренностей? 
  • Презентация подготовки проекта заказчику: Как часто? Какая степень детализации? 
  • Письменные отчеты о подготовке (включая финансовые).
  • Отчеты о встречах.
  • Технический сценарий мероприятия: этот документ описывает не только, что будет происходить, но и как, где и благодаря кому. Функция event-менеджера не просто создать его, а выслать всем, убедиться, что его получили, прочитали и поняли.

Серьезные ошибки при подготовке серьезных мероприятий происходят потому, что кто-то не узнал нужную информацию вовремя. Или она дошла до него с искажениями. 
Мы не раз участвовали в организации крупных государственных мероприятий. И трудно было не заметить особый стиль работы: бесконечно длинные совещания с привлечением всех сторон, где люди уровня министра могут обсуждать и проговаривать самые мелкие детали. Знаете почему? Потому что у них нет ни малейшего права на ошибку. 
Аналогичный стиль работы мы заметили и у европейских специалистов, с которыми посчастливилось сделать несколько проектов. Маниакальная способность проговаривать все детали будущего проекта в рамах рабочих встреч поражала.  
По-другому взглянув на смысл своей профессии, увидев ее не как ряд организационных действий, а как менеджмент и как управление информацией, многое изменится и в Вашей «ежедневной практике». Иначе будут ставиться акценты. Иначе будет распределяться время.  
Вторая часть вопроса - это управление информацией на самом мероприятии. Как выстроить каналы информации, если вокруг тысяча людей, музыка и веселье? И ответ на этот вопрос – тема отдельной статьи