Несколько советова и наблюдений для организаторов мероприятий
.
Всегда есть организационные решения
Вы можете столкнуться с типичной проблемой: что-то нельзя сделать. Вам не хватает времени, места, денег, сотрудников — чего угодно — и поэтому что-то нельзя сделать. Натянуть ровно этот баннер, провести интернет в этот лес, доставить вовремя цветы, срочно найти артистов и наличные деньги. Но секрет состоит в том, что event-менеджеров нанимают ровно для того, чтобы решать такие проблемы. Да, для этого-то мы и нужны.
Опыт подсказывает, что для решения технических проблем почти всегда есть какие-то организационные решения. Вы должны правильно понять проблему и найти решение: найти нужных людей и правильно поставить перед ними задачу. И тогда (о, чудо!) — проблема решится.
Иногда решений действительно нет. Но хорошие профессионалы и не должны попадать в такие ситуации.
Все прекрасно, не так ли?
Организовывать мероприятие – это как рассказывать сказку ребенку. Что бы на самом деле не происходило вокруг, вы должны вести себя так, как будто все прекрасно. Никто не должен заподозрить наличие проблем, которые вы обдумываете и решаете. Event-менеджеров нанимают ровно для того, чтобы не волноваться из-за проблем. Умные люди знают, что проблемы всегда есть и верят в вас, полагая, что вы их решите.
Занудные люди
Не избегайте общения с занудными людьми. Наоборот. Такие люди часто склонны докапываться до самых мелких деталей. Именно они в нашем бизнесе могут предоставить фантастический результат. Да, к ним придется привыкнуть, но в итоге именно зануды делают event-бизнес таким прекрасным.
Лучше поволноваться на монтаже
Любой программист подтвердит, что невозможно написать сложную программу без ошибок. Все равно потребуется отладка.
Подготовить все мероприятие без помарок очень тяжело. Почти невозможно. Если монтаж проходит без проблем, возможно, вы их просто не заметили. И они вылезут позже, во время мероприятия.
Если же ошибки вскрылись на монтаже, во время прогона – это, конечно, неприятно и волнительно, но есть еще время что-то исправить. Это все равно лучше, чем если бы проблема вскрылась на мероприятии.
Мероприятие вокруг Клиента
У вас всегда будет много соблазнов: техники обожают световые приборы, конструкции сцены; режиссеры и сценаристы знают, какой должна быть композиция программы; у звезд есть свои уникальные райдеры; пожарники, бухгалтерия, флористы — все будут стараться отвлечь ваше внимание. Но никогда не забывайте, что главный на событии — Клиент. Ради участников все и происходит, и именно на их настроение, на их желания нужно ориентироваться.
После мероприятия
Ваш заказчик может иметь свое мнение о мероприятии и это мнение может вас удивить. Вы можете переживать из-за каких-то мелких недочетов, когда Клиент, на самом деле, счастлив. И наоборот: вам кажется, что все нормально, а Клиент уверен, что все не так. Поговорите с Клиентом в конце мероприятия, не откладывая разговор на потом. Когда эмоции свежи, проясните все неясности, зафиксируйте точку консенсуса или разногласий. Именно от этого момента вы будете отталкиваться, когда позже начнете обсуждать результаты проекта.
Больше фотографий
Фотографируйте побольше. Фотографии не помешают в случае, если возникнут какие-то разногласия о количестве еды, наличии декораций, формы персонала, качества клининга и пр. В идеале, технический фотоотчет должен зримо подтверждать каждую строчку в смете. Видеорегистратор на монтаже тоже не будет лишним.
Пределы компетенции
Будьте честны перед собой в оценке своей компетенции и вообще возможностей. Энтузиазм тут ни при чем. Я люблю людей, которые берут на себя ответственность и говорят: «Я это сделаю». Это прекрасно, но иногда — безответственно. Не стоит браться за работу, которую вы делать не умеете, но надеетесь научиться. Или – на которую нет времени, но вы надеетесь успеть. Никто не будет благодарен за такую «помощь». Клиенту нужны не герои-неудачники, а будничное решение проблем.
Личные встречи
На личных встречах все решается. Если во время тендера Клиент не находит времени для личной встречи, то он не найдет времени, чтобы оценить предложение агентства. На встрече также можно понять, что за люди будут с вами работать. То же касается и подрядчиков, и агентств. В конце концов, сам бизнес организации мероприятий — это встречи людей. Нельзя все подготовить онлайн, сидя за компьютером. Вы или верите в то, что встречи важны, или вам незачем заниматься этим бизнесом.
Написано по просьбе Event.Ru и для Event.ru
Вот оригинал статьи
