При большом количестве гостей на мероприятии, регистрация участников требует быстрой обработки данных. С традиционными бумажными списками запись займет очень много времени, и от этого может пострадать имидж самой компании организатора. Никто не любит долго стоять в очереди, поэтому лучше этот процесс сделать удобным и интерактивным с помощью специальных приложений для планшетов, что позволит Вашему персоналу отметить гостей всего за несколько секунд, освободив время для ответов на их дополнительные вопросы о мероприятии.
Непредвиденные ситуации могут возникнуть с самим списком. Помимо зарегистрированных участников возможно появление тех, кого в списке нет. Они могли пропустить срок предварительной аккредитации или забыть подтвердить свое участие, а возможно, были приглашены как «+ 1» кем-то из гостей, но их данные не были указаны. Необходимо заранее оговорить с Клиентом как сотрудники регистрации должны поступить в такой ситуации и решить, кто имеет право пропускать дополнительных гостей и необходимо ли просить от них дополнительную информацию.
Также могут попытаться пройти на мероприятие и случайные люди. Их наиболее распространенный трюк – назваться именем еще не пришедшего гостя, увидев его данные в списке. Чтобы этого избежать не позволяйте никому смотреть на список гостей. Для дополнительного уровня безопасности Вашего мероприятия полезно иметь фотографию каждого гостя при использовании интерактивного приложения.
Особого внимания при регистрации требуют VIP гости. Желательно, чтобы их встречей занимался отдельный сотрудник, который будет уверен в личности такого гостя, и сможет выполнить его возможные пожелания.
Своя специфика есть и при регистрации представителей прессы. Список приглашенных журналистов должен быть отдельным и, для большей эффективности, встречать СМИ лучше сотрудникам PR, которые занимались их приглашением и аккредитацией. Это позволит лично познакомиться с представителями прессы и наладить с ними лояльные отношения, что будет полезно в дальнейшей работе по инициированию публикаций.
Если мероприятие посетил журналист, которого не было в списке, обязательно нужно записать его контактные данные, чтобы можно было отследить вышедшую публикацию по итогам события. Но возможно к Вам пришел так называемый «бутербродник», который не планирует писать материал о событии или он может даже и не быть журналистом, но гордо показывает удостоверение прессы, чаще всего не известного и не профильного для Вас издания. Чтобы избежать «незваных гостей» необходимо постоянно поддерживать общение с коллегами из Вашей отрасли, и иметь свой «черный список» имен таких журналистов.
Раздаточные материалы, такие как пресс-релизы и пресс-киты могут быть выданы по окончанию мероприятия, чтобы сократить время при регистрации. А при организации масштабных событий, на которых предполагается большое количество СМИ (выставки, конференции, конгрессы, форумы), выдача пропусков для прессы осуществляется в пресс-службе или оргкомитете мероприятия за несколько дней до начала и при наличии заранее оформленной заявки на аккредитацию.
Все Ваши усилия при регистрации могут быть напрасными, если забыть о самом главном – встреча гостей должна начинаться с улыбки!
/ Подготовлено: Янина Волозина
