Event-агентство - это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих Клиентов. Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность, проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных заказчику и имеют фиксированный бюджет, финансируются заказчиком / Клиентом.
Отличия от других агентств
Продюсерские компании организуются собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event- агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.
BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, имеют широкую аудиторию, часто проводятся одновременно в различных регионах.
PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном - журналистов. Основные форматы - пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие.
Структура
- Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
- Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между клиентом и event-агентством.
- Творческий (креативный) отдел — это отдел, ответственный за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
- Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.
В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.
Основные источники дохода
- Комиссионные (менеджмент агентства) — это сумма, которая уплачивается Клиентом агентству за услуги по организации мероприятия и которая определяется как процент от общего бюджета мероприятия (ставка 10 % обычно является исходной точкой для ведения переговоров о стоимости)
- Агентское вознаграждение (скидка), предоставляемая гпод
Основные услуги event-агентства
- Разработка креативной концепции мероприятия
- Подбор и бронирование площадки
- Приглашение гостей мероприятия
- Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия
- Организация питания (заказ кейтеринга)
- Подбор артистов и развлекательных номеров
- Декорирование помещений мероприятия
- Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук
- Производство брендированной продукции
- Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия
- Администрирование и проведение мероприятий
- Подготовка фото и видео-отчетов
Подрядчики event-агентства
- Площадки, организации предоставляющие помещения в аренду для мероприятия
- Артисты и творческие коллективы, шоу-программы
- Полиграфические и производственные компании, обеспечивающие производство декораций
- Прокатные компании, предоставляющие свето и звукотехнику в аренду на время мероприятия
- Транспортные компании
- Букинговые агентства
Основные форматы мероприятий
- Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
- Профессиональный праздник (День Нефтянника)
- Юбилей компании
- Корпоративный Новый Год
- Корпоративный выезд на природу
- Дилерская конференция, съезд
- Выездная конфернция для партнеров / для сотрудников
- Цикловое совещание
- Торжественная церемония (вручения наград)
- Тест-драйв
- Лонч продукта / презентация продукта
- Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
- Инсентив-тур (поощрительная поездка)
- Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
- Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
- Детские праздники
Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo
