Event-мероприятия проводятся компаниями или специализированными event-агентствами, обычно имеют небольшую продолжительность (от нескольких часов до, в среднем, четырех дней) и проводятся в одном месте.
Event-мероприятия проводятся для ограниченного круга людей, известных заказчику, - так называемая аудитория мероприятия, которой заранее высылается приглашение.
Event-мероприятия обычно имеют фиксированный бюджет и финансируются заказчиком, Клиентом. За свои услуги по организации мероприятия привлеченное агенство получает комиссионные.
Наиболее выгодно обращаться с к специализированным агентствам, которые могут обеспечить комплексные услуги, сделать все для мероприятий.
УСЛУГИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ
- Разработка креативной концепции мероприятия
- Подбор и бронирование площадки
- Приглашение гостей на мероприятие (лидогенерация)
- Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия
- Организация питания (заказ кейтеринга)
- Подбор артистов и развлекательных номеров
- Декорирование помещений мероприятия
- Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук
- Производство брендированной продукции
- Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия
- Администрирование и проведение мероприятий
- Подготовка фото и видео-отчетов
Если вы хотите заказать комплексную услугу, а не отдельный сервис, нужно обращать внимание на портфолио агентства, какие мероприятия они уже делали, для каких отраслей и в какие годы. Портфолио должно быть комплексным и актуальным.
Различаются внутренние и внешние event-мероприятия. Внутренние мероприятия организуются для сотрудников компании (внутренняя аудитория) и относятся к области HR. Внешние мероприятия организуются для Клиентов, партнеров или журналистов (внешняя аудитория) и относятся к области маркетинга, стимулирования продаж, промо.
Event-мероприятия характеризуются торжественностью, интерактивностью, праздничной или развлекательной атмосферой.
Основные форматы event-мероприятий
- Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
- Профессиональный праздник (День Нефтяника)
- Юбилей компании
- Корпоративный Новый Год
- Корпоративный выезд на природу
- Дилерская конференция, съезд
- Выездная конференция для партнеров / для сотрудников
- Цикловое совещание
- Торжественная церемония (вручения наград)
- Тест-драйв
- Лонч продукта / презентация продукта
- Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
- Инсентив-тур (поощрительная поездка)
- Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
- Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
- Детские праздники
Не являются event-мероприятием
Промо-акции не являются event-мероприятиями, так как обычно проводятся в течение продолжительного времени, имеют широкую аудиторию, персонально неизвестную заказчику заранее, часто проводятся одновременно в разных местах или даже разных регионах.
Выставки и конференции не являются event-мероприятиями, так как имеют широкую аудиторию, персонально неизвестную заказчику заранее. Чаще всего выставки финансируются не из бюджета заказчика, а за счет продажи билетов или выставочных стендов и не создают атмосферу торжественности.
