Что такое event-агентство

01.06.2017

Event-агентство - это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих Клиентов. Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность, проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных заказчику, и имеют фиксированный бюджет, финансируются заказчиком / Клиентом.

Отличия от других агентств

Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.

BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.

PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном - журналистов. Основные форматы - пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие. 

Структура

  • Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
  • Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между Клиентом и event-агентством.
  • Творческий (креативный) отдел — отвечает за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
  • Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.

В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.

Основные источники дохода

  • Комиссионные (менеджмент агентства) — это сумма, которая уплачивается Клиентом агентству за услуги по организации мероприятия и которая определяется как процент от общего бюджета мероприятия (ставка 10% обычно является исходной точкой для ведения переговоров о стоимости).
  • Агентское вознаграждение (скидка).

 

Основные услуги event-агентства

  • Разработка креативной концепции мероприятия
  • Подбор и бронирование площадки
  • Приглашение гостей на мероприятие
  • Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия
  • Организация питания (заказ кейтеринга)
  • Подбор артистов и развлекательных номеров
  • Декорирование помещений мероприятия
  • Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук
  • Производство брендированной продукции
  • Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия
  • Администрирование и проведение мероприятий
  • Подготовка фото и видео-отчетов

 

Подрядчики event-агентства

  • Площадки, организации, предоставляющие помещения в аренду для мероприятия
  • Артисты и творческие коллективы, шоу-программы
  • Полиграфические и производственные компании, обеспечивающие производство декораций
  • Прокатные компании, предоставляющие свето и звукотехнику в аренду на время мероприятия
  • Транспортные компании
  • Букинговые агентства

 

Основные форматы мероприятий

  • Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
  • Профессиональный праздник (День Нефтяника)
  • Юбилей компании
  • Корпоративный Новый Год
  • Корпоративный выезд на природу
  • Дилерская конференция, съезд
  • Выездная конфернция для партнеров / для сотрудников
  • Цикловое совещание
  • Торжественная церемония (вручения наград)
  • Тест-драйв
  • Лонч продукта / презентация продукта
  • Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
  • Инсентив-тур (поощрительная поездка)
  • Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
  • Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
  • Детские праздники

Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo