Организация великолепных мероприятий

01.06.2017

Беседа о великолепных мероприятиях

С этого человека началась профессия. Франсу Ватель погиб утром 24 апреля 1671 года во время приема, устроенного принцем Конде в честь Людовика XIV. Распорядитель изысканных торжеств французской аристократии, устроитель незабываемых зрелищ стал героем истории о профессиональной щепетильности. Всего лишь три промаха: гостей оказалось больше, чем предполагалось, и некоторым из них не хватило жаркого, во время фейерверка луна неожиданно вышла из-за туч, и зрелище оказалось смазанным, в последний день пира поставщики не привезли свежей рыбы. Ватель покончил с собой – проткнул себя шпагой. Современные последователи Вателя не столь радикальны, но цену ошибкам, как и успеху, знают хорошо.

В июне 2006 года в старинном дворце на высшем уровне заседали Министры финансов России, США, Великобритании, Германии, Франции, Японии, Италии, Канады, Австрии, Китая, Южной Кореи, Нигерии, Австралии, Бразилии, комиссар ЕС, руководители международных финансовых организаций – Международного валютного фонда, Всемирного банка, Международного энергетического агентства. Только представьте, в одном зале сидели люди, которые отвечают (в некотором смысле) за 60-70% мировых денег! И это мероприятие организовали обычные живые люди, сотрудники компании Eventum, молодые ребята из Москвы, Питера, Тольятти, Риги, Нижневартовска…

Наш сегодняшний собеседник, директор, управляющий партнер компании Eventum, член международной ассоциации ISES, член AmCham, автор первой отечественной книги об event-бизнесе, Александр Шумович так вспоминает те дни, когда шла организация этого уникального мероприятия:

- Я не могу вспомнить, сколько спал, что ел те два месяца, что готовилась эта встреча. У нас не было права допустить ни одной ошибки. И мы – не допустили. Все получилось блестяще. Вечером мы смотрели новости по всем каналам – там шли изящные, спорные, острые, хвалебные – разные! – сюжеты об организованном нами мероприятии. А мы смотрели и думали: какая же большая работа была проведена, какое напряжение душевных и физических сил стоит за организацией каждой такой встречи... Я знаю, что для многих участников нашей команды это было настоящим приключением!

Александр, вот Вы уже затронули тему ошибок в работе. Вспоминается Ватель. Можно ли провести некую параллель между распорядителями праздников былыми и нынешними? Имеют ли они право на ошибку?

Конечно, в организации мероприятий происходят ошибки и чаще всего причина тому – человеческий фактор. Людям свойственно ошибаться, такова жизнь. Но организациям не свойственно прощать ошибки. Заказчики мероприятий за ошибки материально наказывают организаторов. Мне кажется это закономерно.

Кстати, о заказчиках. Предисловие Вашей книги «Великолепные мероприятия» недвусмысленно дает понять, что Клиент – это святое.

Конечно.

Значит ли это, что он всегда прав при этом?

Конечно, нет! Но ошибаться - его право. Он же - Клиент!

Положа руку на сердце, не хочется ли иногда всплеснуть руками и заявить, что Клиент сам не знает, чего хочет, или хочет невозможного?

Видите ли, это вообще специфика бизнеса сферы услуг – Клиент часто не знает, что хочет, не может описать, дать четкие критерии оценки, его суждения субъективны и т.д. Это не трагедия конкретного человека, компании или отрасли – это особенность сферы услуг. Задача профессионала – предвосхищать запросы, сомнения Клиента, помогать ему разобраться в себе и своих потребностях. Не этого ли вы ждете от официанта, приходя в ресторан? Не это ли вы ждете, приходя в парикмахерскую, в кино? И тут так же. Организаторам не нужно мечтать об идеальном организованном Клиенте, который всегда четко знает, что хочет, объясняет все один раз, предельно понятно и никогда больше не меняет своих запросов. Такого Клиента нет, это мечта. Реальность – интереснее.

Бывают ли случаи психологической несовместимости Клиента и менеджера мероприятия? Как решаются такие проблемы?

Конечно, такое бывает. Не всегда люди подходят друг к другу. А поскольку компании состоят из людей – не всегда компании подходят друг к другу. Иногда правильнее отказаться от проекта и посоветовать уважаемого конкурента.

Коль скоро речь зашла о коллегах по бизнесу… Насколько вообще event-рынок на сегодня развит/не развит в России и чего ему не достает?

Может быть, это субъективное ощущение, но мне кажется, что рынок event-услуг находится в нормальном рабочем состоянии. Event-компания уже не диковинка, таких компаний достаточно много. Среди них есть как профессионалы, так и новички, допускающие ошибки, есть свои «звезды», есть аутсайдеры. Идет жесткая конкурентная борьба, которая заставляет следить за качеством услуг, за репутацией компании, развитием бренда и т.д. Другими словами – идет нормальная работа. Некоторых вещей не хватает, но мне кажется их появление - вопрос времени. Например, пока нет высшего образования в области event management, нет конкурирующих между собой профессиональных ассоциаций, нет серьезного отраслевого издания, рейтингов. Думаю – все это очень скоро будет.

Если отдельно остановиться на проблеме образования в сфере event-менеджмента. До определенного времени его и вовсе не было, а теперь «старожилы» бизнеса стремятся образовывать новое поколение ивенторов: а зачем Вам это? Конкуренция добавляет остроты ощущений?

Рано или поздно любой профессионал начинает задумываться о том, чтобы передать свой опыт кому-то еще. Это неизбежно. Аудиторией могут быть сотрудники компании. Или студенты. Или читатели написанной книги. Это происходит не только в отрасли организации мероприятий – маркетологи, управленцы, консультанты пишут книги, проводят семинары, преподают в школах MBA. Зачем они это делают? Знаниями надо делиться и конкуренция тут не при чем. Просто это надо делать, это правильно.

Можно ли сказать, что Ваша книга – тоже часть образовательного процесса? Или есть другие особенности, которые хотелось бы, не скромничая, отметить?

Не думаю, что моя заслуга по написанию книги – какая-то выдающаяся. Просто до прошлого года не было книг об организации мероприятий на русском языке. С чего-то надо было начинать, так сложилось, что у меня был опыт, плюс я нашел время, для того чтобы о нем рассказать. Так появилась первая книга - «Великолепные мероприятия». Вряд ли я открыл Америку для тех, кто давно организовывает мероприятия. Но, полагаю, несколько интересных идей из книги может почерпнуть любой. Очень надеюсь, что, прочитав эту книгу, другие профессионалы тоже захотят сказать свое слово, будут писать свои книги, спорить, доказывать. И, постепенно, мы от обсуждения известных всем технологий event management мы перейдем к спорам о концепциях бизнеса, философии, ценностях. Вот это мне кажется более важным. Будет интересно.

Еще малюсенький вопрос по книге: почему сначала идет глава ПРОВЕДЕНИЕ, а только потом ПРИЧИНА и ПОДГОТОВКА?

Очень просто. Большинство аналогичных книг на английском построены в хронологическом порядке: вот мы начинаем готовить мероприятие, вот мы его планируем, проводим, подводим итоги. Мой издатель – Игорь Манн – посоветовал начать сразу с «вишенки на торте», с кульминации всех усилий, т.е. с проведения самого мероприятия. А уж потом – остальные этапы. Игорь – маркетолог и писатель, я доверяю его мнению. Поскольку эта книга - не художественная литература, вынести кульминацию в самое начало оказалось возможным – и мы сделали это.

Можно ли сказать, что действительно «великолепные мероприятия» - это прерогатива только богатых и амбициозных компаний? Или же «редко, но метко» случается у всех? Или же все-таки бюджет открывает бОльшие просторы для творчества?

Хорошее мероприятие или плохое, не зависит только от бюджета. Скорее, важно, профессионально ли подошли организаторы к подготовке и проведению мероприятия, проявили ли творчество, вложили ли душу. А это могут сделать и большие, и маленькие компании.

А вообще, стоит ли наделять специальные мероприятия эдакой «чудодейственной силой», способной то сплотить коллектив, то разрешить назревающий психологический кризис внутри компании, то подзадорить рабочий дух персонала, то еще что-то… Или это просто идеализация модного веяния?

Любой инструмент будет действенным в опытных руках. Вдохновенная речь в устах опытного оратора способна сплотить коллектив. И мероприятие, организованное профессионалом способно решить свою задачу. Организация мероприятий – мощный инструмент и в руках маркетолога компании, и в руках директора по персоналу. Вопрос в том, как этим инструментом распорядятся.

То есть в определенном смысле «распорядитель праздника», с образа которого мы начинали наш разговор – все-таки фигура одиозная? В его руках оживают мечты? Умелый человек создает нечто «работающее», а неумелый рушит даже потенциально перспективное? Или же не стоит все обыгрывать так «киношно», а стоит признать, что и в вашем творческом деле – сплошная рутина (со временем так или иначе «творец» выгорает на работе)?

Живете ли вы в рутине или как в приключенческом фильме – зависит от вас и вашего восприятия жизни. Полагаю, и на съемках «Властелина Колец» были люди, которые скучали. Но это их сугубо личная проблема. Творчество можно найти во всем – руководитель ли вы компании или младший ассистент помощника заместителя начальника отдела. Важен подход к работе. Увлеченность. А место для творчества есть всегда! Один из руководителей парка развлечений Уолта Диснея, Роберт Джани на вопрос, что такое мероприятие, дал такое определение – «Мероприятия, это то, что отличается от обычной жизни». Мне кажется – он глубоко прав. Нам было бы скучно без особых мероприятий. Человеческое общество было бы совсем другим без мероприятий. Например, религия появилась вместе с ритуалами. А проведение ритуальных действий – особое мероприятие. Каждый человек смотрит на мир через призму своей профессии, и мне кажется, что мероприятие – это почти все, что происходит вокруг нас. Представление в театре – это мероприятие, поход в ресторан – мероприятие. Они вокруг нас, без них не обойтись. Но если же вы вдруг все-таки потеряли вкус к жизни, всегда можно заняться чем-то другим – и там найти себя.