Как правильно экономить на мероприятиях | Blog Eventum Premo

Как правильно экономить на мероприятиях

Я меньше всего заинтересован в том, чтобы кто-то экономил на мероприятиях. Но если приходится это делать, хорошо, если это будут делать правильно. 

Вот несколько соображений для тех, кто распоряжается бюджетом и у кого стоит задача его оптимизировать «без потери качества». 

  • Отмена мероприятий. 

Далеко не все мероприятия можно отменить безболезненно. Отмена регулярных мероприятий или мероприятий анонсированных несет в себе репутационные риски. И никто не может сравнить размер экономии и стоимость репутационных потерь для вас.

Так что если это регулярное, ожидаемое мероприятие для сотрудников, клиентов или партнеров, найдите возможность его провести. Оптимизируйте бюджет, но проведите его. 

  • Сокращение косвенных расходов. 

Если вы несколько лет подряд работаете с одними поставщиками, проведите тендер. Проконтролируйте, чтобы на этот раз эта процедура носила не формальный характер. Есть шанс, что вы приятно удивитесь результатам. 

Основные нюансы, которые мешают нормальной тендерной процедуре: специально подобранный пул поставщиков (один нужный и несколько других, явно не дотягивающих до уровня), техническое задание, составление так, чтобы прошла только одна компания, техническое задание, в котором не указаны цели и задачи, а описано уже конкретное мероприятие, с конкретными решениями. 

Вряд ли вы получите оптимизацию в 50%, но процентов 10-30% - вполне возможно. Плюс новая команда и новые идеи. 

  • Мероприятия поощрения и мероприятия - Call 2 Acton

Мероприятия поощрения можно заменить на другие инструменты. Очень часто мероприятие call to action - самый эффективный инструмент. Тест-драйв для клиентов или журналистов, клиентская/дилерская конференция, обучающие мероприятия, презентация новинки. 

  • Формат.

Есть небольшой шанс, что этот кризис приучит нас, например, к фуршетам. И наши мероприятия станут интереснее, разнообразнее и динамичнее. Круглые столы со стульями вокруг - это беда наших мероприятий. Измените формат и вы получите экономию в 20-40% на основной статье расходов. Фуршет - это круто. Это новые знакомства и больше эмоций. 

Это только один пример. Изменение формата несет в себе большие ресурсы для оптимизации. 

  • Качество и количество. 

Гости вряд ли заметят, что на вашем мероприятии чего-то нет, но они точно заметят, если сэкономили на том, что есть. 

Экономить лучше сокращая позиции, а не снижая качество существующих. Этот принцип написан если не кровью, то точно слезами евент менеджеров. 

  • Контент и оформление. 

Гигантские бюджеты вырастают часто (не всегда, конечно), когда вам нечего сказать и вы заполняете пустоту «фишками». Возможно, сейчас как раз тот момент, когда стоит поработать над контентом. Обычно это подразумевает меньшие финансовые расходы и гораздо больше расходов ресурсных. 

  • Бюджетно - фишка мероприятия. 

Все равно все поймут, что вы экономили, так что если ваше позиционирование это позволяет, сделайте бюджетное мероприятие в открытую. Сделайте это частью креатива. Просто, но качественно. Покажите, что не тратите деньги зря, а тратите их на эмоции и на содержание. 

Мероприятие - это символ оптимизма! Проводите мероприятия с умом и давайте сигнал оптимизма вашим клиентам и сотрудникам.  

 

 

Изображение